โควิด-19 สู่ พ.ร.ก.ใหม่ ประชุมออนไลน์ต้องบันทึกภาพเสียง และเก็บ Log File

เมื่อวันที่ 19 เมษายน 2563 เว็บไซต์ราชกิจจานุเบกษาเผยแพร่ พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 (พ.ร.ก.ประชุมอิเล็กทรอนิกส์) เพื่อใช้แทน ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 (ประกาศ คสข. ที่ 74/2557) มีการแก้ไขเรื่องสำคัญ เช่น ให้การประชุมออนไลน์ไม่ต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ด้วยกันอย่างน้อย 1 ใน 3, ผู้ร่วมประชุมออนไลน์ทั้งหมดไม่จำเป็นต้องอยู่ภายในประเทศไทย, การประชุมต้องมีการเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ (Log File) และการจัดประชุมออนไลน์ต้องเตรียมการลงมติทั้งลับ และไม่ลับไว้ด้วย
 
โดยมีเหตุผลในการออกกฎหมาย เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ทำให้รัฐบาลใช้มาตรการการเว้นระยะห่างทางสังคม (social distancing) เพื่อควบคุมการแพร่ระบาดของโรค และจากการประกาศใช้มาตรการดังกล่าว ส่งผลให้การทำงานของทั้งทางภาครัฐ และเอกชน ที่ต้องมีการประชุมเพื่อปรึกษาหารือในการทำกันเป็นปกติ ต้องเปลี่ยนรูปแบบการประชุมมาเป็นการประชุมรูปแบบออนไลน์ เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรการของรัฐและสถานการณ์ดังกล่าว จึงต้องแก้ไขกฎหมายเกี่ยวกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
 
ผู้ประชุมออนไลน์ไม่ต้องอยู่ในไทย และไม่ต้องอยู่ด้วยกัน 1 ใน 3 
 
พ.ร.ก.ประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 4 กำหนดให้ "การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์" คือ การประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุมที่ได้กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยให้ใช้กับการประชุมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์  หรือการประชุมของคณะกรรมการต่างๆ ตามกฎกระทรวงกำหนด และการประชุมนั้นต้องมีการจัดประชุมตามกฎหมายแต่ละฉบับกำหนด พร้อมทั้งทำตาม พ.ร.ก.ประชุมอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
 
กำหนดให้ "ผู้เข้าร่วมประชุม" ได้แก่ ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ กรรมการ อนุกรรมการ เลขานุการ และผู้ช่วยเลขานุการของคณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ หรือคณะบุคคลอื่นตามที่กฎหมายกำหนด และรวมถึงผู้ซึ่งต้องชี้แจงแสดงความคิดเห็นต่อคณะกรรมการ 
 
ส่วนสำคัญที่ พ.ร.ก.ประชุมอิเล็กทรอนิกส์ แก้ไขจากนิยามความหมายเดิมคือ แก้ไขข้อความให้การประชุมออนไลน์ผู้ร่วมประชุม 1 ใน 3 ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน และผู้ร่วมประชุมทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องอยู่ในประเทศไทย  ก็ให้ถือว่าเป็นการประชุมที่ชอบด้วยกฎหมายได้
 
ไม่ให้บังคับใช้กับการประชุมสภา
 
ในมาตรา 5 กำหนดให้ กฎหมายนี้ไม่ให้บังคับใช้แก่ การประชุมของสภาผู้แทนราษฎร วุฒิสภา และรัฐสภา
การประชุมเพื่อจัดทำคำพิพากษา หรือคำสั่งของศาล การประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของส่วนราชการ ราชการส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นของรัฐ และการประชุมอื่นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง
 
เพิ่มหน้าที่ให้ผู้จัดต้องเตรียมวิธีการลงคะแนนในที่ประชุม
 
ในกฎหมายเดิมกำหนดให้ผู้จัดการประชุมออนไลน์ มีหน้าที่
(1) จัดให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตนเพื่อร่วมประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก่อนร่วมการประชุม
(2) จัดทํารายงานการประชุมเป็นหนังสือ
(3) จัดให้มีการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ แล้วแต่กรณี ของผู้ร่วมประชุมทุกคน ตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เว้นแต่เป็นการประชุมลับ และให้ถือเป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุม
 
แต่ในกฎหมายฉบับใหม่ มาตรา 9 ได้คงหน้าที่เดิมไว้ และเพิ่มเติมหน้าที่ของผู้มีหน้าที่จัดเตรียมการประชุมที่มากขึ้นกว่าเดิม ได้แก่ 
(1) ต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้ ทั้งการลงคะแนนโดยเปิดเผยและการลงคะแนนลับ 
(2) ให้มีการจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ (Log File) ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน 
 
อีกทั้งในมาตรา 7 ยังกำหนดให้ การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมกำหนด ซึ่งในขณะที่กฎหมายประกาศใช้ ให้บังคับใช้ประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2557 ไปก่อน จนกว่าจะมีประกาศฉบับใหม่ประกาศใช้
 
ซึ่งในเว็บไซต์สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ได้สรุปการควบคุมการประชุมตามมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยตามที่กฎหมายกำหนดไว้ดังนี้
 
(1) การใช้ระบบควบคุมการประชุม ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนจัดการประชุม เช่น บันทึกขออนุมัติจัดประชุม หรือหนังสือเชิญประชุม
(2) ต้องมีกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ที่สอดคล้องตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐ หรือมาตรฐานอื่นที่เทียบเท่า
(3) ต้องทำให้ผู้ร่วมประชุมสามารถสื่อสารกันได้ด้วยเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ
(4) ต้องเชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่สองแห่งขึ้นไปเข้าด้วยกัน
(5) ต้องทำให้ผู้ร่วมประชุมสามารถสื่อสารกันได้สองทาง
(6) ต้องมีอุปกรณ์สำหรับนำเข้าข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง เช่น โทรศัพท์ กล้อง ไมโครโฟน
(7) ต้องมีอุปกรณ์เพื่อทำหน้าที่เชื่อมโยงหรือแปลงสัญญาณเสียงหรือทั้งเสียง และภาพที่เหมาะสม
(8) ต้องทำให้ประธานในที่ประชุมหรือผู้ควบคุมระบบสามารถตัดสัญญาณเสียงหรือภาพ หรือหยุดการส่งข้อมูลได้ทันทีหากมีเหตุจำเป็นหรือมีกรณีฉุกเฉิน
(9) ต้องมีผู้ควบคุมระบบที่สามารถตรวจสอบการทำงานและแก้ไขปัญหาให้กับผู้ร่วมประชุม โดยการเข้าถึงระบบแบบระยะไกล (remote access)
(10) ต้องให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนสามารถดูข้อมูลการประชุมที่กำลังนำเสนอในที่ประชุมผ่านเครื่องหรืออุปกรณ์ของตนเองได้ตลอดระยะเวลาการประชุม
(11) ต้องมีมาตรการการบันทึก เช่น ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการระบุตัวตนผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบควบคุมการประชุม และการรักษาความถูกต้องของข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม 
 
ในมาตรา 10 ยังกำหนดให้ในการประชุมปกติ หากมีการจ่ายเบี้ยประชุม เมื่อเปลี่ยนมาประชุมในรูปแบบออนไลน์ ก็ต้องจ่ายค่าเบี้ยประชุมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมด้วย
 
การประชุมอออนไลน์ที่จัดตามกฎหมายนี้ให้ใช้เป็นพยานในศาลได้
 
ในมาตรา 11 กำหนดให้การประชุมออนไลน์ถือว่าเป็นการประชุมที่ชอบด้วยกฎหมาย และ สามารใช้เป็นพยานหลักฐานในกระบวนการพิจารณาคดีตามกฎหมายได้ทั้งในคดีแพ่ง คดีอาญา และคดีอื่นๆ